O que descobrir na Descoberta de Processos?

O que descobrir/fazer no Business Process Discovery?
Esta pode parecer uma perguntar muito estúpida, mas só quem já passou por isso sabe como é. Uma coisa é responder esta simples pergunta, outra é o que fazer na prática. Um processo, apesar de possuir muitas definições, é algo um tanto quanto abstrato na prática.

O que é um processo?

Um conjunto de atividades coordenadas que responde a eventos específicos (gatilhos), produz resultados específicos (saídas), é mensurável e orientado ao cliente.  Essa é a definição que eu uso.
Mas vamos ver outras de autores renomados:

“É um conjunto completo e dinamicamente coordenado de atividades colaborativas e transacionais que entrega valor aos clientes.”
(Smith & Fingar, 2007)

“Um processo é um fluxo coordenado e padronizado de atividades executadas por pessoas ou máquinas, as quais podem atravessar os limites funcionais ou departamentais para alcançar uma meta de negócio que cria valor para um cliente interno ou externo.”
(James F. Chang, 2006)

“É um conjunto coerente de ações realizado por um conjunto de papéis colaborativos para atingir uma meta.”
(Martyn Ould, 2005)

“Uma série de passos que um negócio executa para produzir um produto ou serviço.”
(Rummler & Brache, 1995)

Ok, agora entendemos a definição de processo. O que, convenhamos, na prática não quer dizer muita coisa.
Também vimos no último post que a descoberta nada mais é do que transformar o conhecimento tácito, espalhado na mente de vários stakeholders, em conhecimento explícito e global. Este conhecimento explícito irá garantir que a organização comunique a estrutura e detalhes do processo de forma que todos entendam e possam se basear na tomada decisões.

Mas na prática, durante a descoberta de processos, o que precisa ser descoberto?
Afinal, o que é descoberto na descoberta?
Baseado em um artigo de Laury Verner, eis a resposta para o mistério:

  1. O espaço do processo:
    Geralmente não conduzimos um descobrimento para descobrir um único processo. Processos core, isto é, processos principais, como “fabricar o produto”, são uma rede complexa de processos inter-relacionados. Um processo alimenta o outro. Processo de gerenciamento de pedido invocam um processo de faturamento, por exemplo.
    No descobrimento nós identificamos processos que podem ser decompostos em níveis mais baixos de processos, em uma série de camadas. Na camada mais baixa da hierarquia estão as tarefas atômicas, ou seja, os passos que não podem mais ser decompostos.
  2. A topologia do processo:
    Dado um processo, primeiro precisamos conhecer os passos do processo ou atividades que constituem o processo. Em segundo, precisamos conhecer a forma do processo, que é o fluxo lógico. Isto inclui os pontos de entradas e saídas, fluxo sequencial de atividades, decisões, bifurcações/divergências (forks) e junções/convergências (joins). Essas são informações visuais essenciais para entendermos a topologia do processo em questão.
  3. Os atributos do processo:
    A visualização da topologia do processo nos fornece todas as informações de que precisamos. Mas é importante entender os atributos detalhados do processo e de cada atividade no processo. Sem esta informação é impossível executar uma simulação ou criar um relatório analítico.
    Exemplos de atributos de um processo como um todo: dono do processo, propósito, cliente, SME, etc.
    Exemplos de atributos de cada atividade no processo: papéis, recursos, dados, duração, descrição, regras, especialistas, etc.

Agora que você já sabe o que devemos descobrir, pergunto: como organizar um planejamento para a Descoberta de Processos?
Neste caso, não existe uma regra ou um plano definido para ser seguido. Mas no próximo post vou esboçar uma solução para ajudá-los.

Fonte: The Challenge of Process Discovery, Laury Verner – BPTrends

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